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DOCUMENTO DE MATERIALES Y LOGÍSTICA
Espacio Abierto sobre La hucha de deseos
27th Feb 2010
Circulo de Bellas Artes Madrid, España
Para una reunión de espacio abierto de 1 día de duración con unos 60-80 participantes aproximadamente

PREFACIO

Los parámetros descritos aquí han sido desarrollados a lo largo de la última década de prácticas de Espacio Abierto en más de 250 eventos usando Tecnología de Espacio Abierto. Las experiencias colectivas son transferidas a condiciones e infraestructuras que han probado ser de ayuda para el aprendizaje y trabajo autoorganizado en el formato de Espacio Abierto. Los materiales y requisitos señalados más adelante proporcionan la infraestructura para el aprendizaje y trabajo autoorganizado. ¡Ideas, sugerencias, mejoras y otras aportaciones de patrocinadores y participantes en los ensayos han servido como principal contribución al desarrollo de estos parámetros y son bienvenidos! Si estás considerando opciones alternativas, por favor consulta con el equipo de formación.

DINAMIZACIÓN

1. Mónica Castillo dinamizará el evento de Espacio Abierto.
2. 2 ayudante (TBN) apoyará para poner en marcha y mantener la infraestructura, registro de los participantes, realización de fotografías digitales, registrando los resultados, llevando las actas, tabla de contenidos, trabajo en la lista de contactos, etc. Deben estar disponibles un día antes del evento para montar y unas horas después para desmontar.

REQUISTOS DE LA SALA

Necesitaremos la totalidad de la Sala de Columnas durante tres días. Ninguna actividad puede organizarse al mismo tiempo. El espacio central para formar la mesa redonda estará en la Sala de Columnas. Hemos detectado 5 o 6 habitaciones para ocio en la Sala de Columnas.

Para 50-80 participantes necesitaremos unas 50-80 sillas, dispuestas en círculo. 30 sillas más para los 6-8 espacios de recreo. ¡Ninguna mesa! ¡La luz natural es fundamental! El centro del círculo necesita una alfombra u 8 cojines para que la gente se arrodille mientras escriben sus peticiones. Asegurarse de que podemos pegar papeles con cinta adhesiva protectora en las paredes.

¡Pedid permiso!

Es fundamental que el equipo tenga acceso completo a las instalaciones desde las 16:00 el día 26 de febrero, 2010 para montar la infraestructura de Espacio Abierto, hasta las 19:00 del 27 de Febrero, 2010 para desmontar.

EQUIPO

1. Una máquina fotocopiadora de alta velocidad que pueda ampliar de formato A4 a A3, incluyendo un toner extra en la instalación y apoyo técnico a mano. La fotocopiadora funcionará como escáner para el PDF (siempre que sea posible).
2. 8 cojines para el centro del círculo para que la gente se arrodille mientras escriben sus demandas.
3. Tablones de anuncios móviles o espacio en la pared (aseguraos de que se puede pegar papeles con cinta adhesiva protectora a la pared. ¡Pedid permiso!)
4. 2 pegamentos.
5. Rotuladores; 40 negros, 20 azules, 20 rojos y 10 verdes de punta gorda (de 4 a 5mm).
6. Rotuladores (10mm) rojos, verdes, negros y azules.
7. 80 rotuladores de punta fina (0,4mm, negro).
8. 2 paquetes de lápices de colores.
9. 1500 alfileres, 4mm de diámetro, 15mm de largo.
10. 50 almohadillas para alfiler.
11. 12 tableros A4.
12. 20 cajas para materiales A4.
13. 2 pares de tijeras.
14. 1 pequeño bote de Tipex.
15. Un ordenador con acceso a impresora.
16. Cámara de fotos digital.
17. Cámara de video.
18. Micrófono.

MATERIAL

1. 100 hojas de papel para rotafolio (en blanco, sin rayas ni cuadrados) u hojas de papel similar (A1) 69cm x 99cm.
2. 200 hojas de papel A3 80g/ blanco.
3. 200 hojas de papel A3 80g/ amarillo.
4. Tarjetas. 300 blancas, 300 amarillas y 200 rojas, 99 x 210mm, 160 g/.
5. 2 rollos de cinta adhesiva protectora de 30mm de ancho, Tesa # 4322.
6. Post-its, autoadhesivos, tamaño: 12,5cm x 7,5cm, en 6 colores diferentes (un paquete de cada).
7. Dos barras de pegamento.

Las actas se llevarán a cabo digitalmente y sólo existirán como 1 sola copia.

PROGRAMA

El programa deberá ser revisado a medida que se acerque la fecha.

ACTAS

Durante el evento de Espacio Abierto con 50-80 participantes las actas contendrán unas 80 páginas, tabla de contenidos, página de cubierta, lista de contactos y fotos. Cada participante debería tener su propio PDF del libro. Esto debería otorgarse digitalmente. Un ayudante se ocupará de la creación del PDF. Esto puede realizarse directamente durante los 30 minutos de Cierre de Círculo y ser llevado a casa en un USB o enviándolo por e-mail o descargado de la página web una vez se marchen los participantes.

Si esto no funciona el organizador debe buscar l modo de enviar esto a cada participante poco después del evento (por e-mail, descarga o en caso contrario, como impreso).

CATERING / COMIDA

Espacio Abierto es una forma institucionalizada del descanso para el café. Por tanto, es importante que haya un catering permanente estilo buffet cerca de la habitación principal durante todo el evento. Consiste en agua mineral, zumo, café, té, leche fresca para el té y café, frutas, verduras (zanahorias, nabos, pepinillo, independientemente de la estación del año) con salsas de yogurt, frutos secos. Esto sustituye los descansos para el café tradicionales para los cuales no se ha provisto; los descansos son autoorganizados.

Este tipo de buffet non-stop también requiere servicio: platos limpios, rellenar, etc, con mucho esmero por parte de los camareros empleados.

CARTA DE INVITACIÓN (hecha por Susanne)

La invitación debería contener una fecha y lugar para la reunión, el organizador, el título y el contexto del propio evento de Espacio Abierto. Más aún, contiene alguna información sobre la Tecnología de Espacio Abierto y el modo en que el evento tendrá lugar. La lista de aspectos a tener en cuenta puede ayudar a formular la carta. Pero depende del organizador y los invitados lo que, de hecho, entrará en ella. En caso de duda: ¡menos es más!

LISTA DE CONTACTOS

La lista de contactos contiene la información de contacto de los participantes y será parte de las actas. La Lista de Contactos contendrá el apellido, el nombre, dirección postal, número de teléfono, e-mail,… otros elementos tales como organización, dirección de Internet, etc. Son opcionales. La lista estará formada por los apellidos por orden alfabético en la primera columna.

La Lista de Contactos empezará como un documento separado antes del evento de Espacio Abierto.

La lista preliminar será realizada en Excel o Word mientras los participantes se vayan apuntando al evento. Los archivos estarán disponibles al comienzo del evento. La lista será impresa, ampliada a tamaño A3 y pegada a la pared de la habitación principal. Los participantes podrán añadir, quitar o editar su propia información. La lista correcta será impresa y ampliada de nuevo para revisar la información. La versión final será incluida entonces en las Actas que cada invitado se llevará a casa consigo. Permite al participante estar en contacto y trabajar colectivamente en los planes creados a lo largo del proyecto.

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